Au fur et à mesure que l’entreprise évolue, l’optimisation de la gestion de projet devient une nécessité. Cela permet, en effet, de faciliter le quotidien de chaque équipe, et d’améliorer la performance et les résultats de la société. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est indispensable. Voici les points à considérer lors du choix de cet outil.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de projet
Il existe plusieurs solutions de gestion de projet. Bien que les options ne soient pas toutes identiques, il y a les principales fonctionnalités qui leur sont communes. Il faut donc les vérifier avant de choisir un logiciel et de se référer aux options supplémentaires relatives aux besoins de l’entreprise. Pour avoir plus de détails à ce sujet, cliquez ici.
La fonction centrale de cet outil est la gestion des tâches, notamment l’identification et la planification. Elle offre une visibilité sur les activités en cours et à venir. Indissociable à celle-ci, il y a la gestion des ressources pour connaître le responsable d’une tâche et vérifier l’avancée et la charge de travail de chacun.
Ce type de logiciel est également très apprécié de par son caractère collaboratif. Dans ce cadre, il doit permettre la gestion des comptes-rendus après chaque réunion sur la mission. En parallèle, il doit autoriser le partage de données entre tous les personnels concernés par le projet. D’autre part, il met à disposition des utilisateurs un tableau de bord et de reporting.
Un logiciel local ou SaaS ?
Il y a deux types de logiciel de gestion de projet : le mode SaaS (software as a service) et le mode local. Le choix entre ces deux options d’hébergement dépend du mode de fonctionnement de l’entreprise, et de son budget.
Le logiciel Saas est hébergé chez l’éditeur. Il est donc accessible sur n’importe quel appareil connecté à internet, et n’importe où. C’est l’idéal pour les entreprises qui favorisent le télétravail ou celles qui ont des équipes en fréquent déplacement. Par ailleurs, le niveau de sécurité avec ce mode est souvent très élevé que celui du local. Outre l’utilisation de serveurs sécurisés, l’éditeur se charge des mises à jour indispensables au bon fonctionnement de l’outil et à son niveau de protection. Certains logiciels Saas proposent, désormais, un accès hors ligne pour les utilisateurs.
En ce qui concerne la solution locale, elle est directement installée sur le serveur de l’entreprise. Un logiciel local fonctionne également hors connexion internet. Ainsi, tant que l’ordinateur ou autres appareils, est connecté au serveur de l’entreprise, il peut accéder directement à l’outil. Cependant, il faut prévoir l’achat des mises à jour pour la protection des données.
Choisir un abonnement adapté au projet
Les offres d’abonnement sont aussi variées et dépendent de chaque éditeur. En général, tout concepteur propose un logiciel de gestion de projet en freemium. Il s’agit d’une version gratuite de l’outil. Néanmoins, c’est une de leurs stratégies pour convertir les utilisateurs en clients. Les fonctionnalités offertes par cette version sont donc plus limitées. La version gratuite peut également disposer d’une date limite.
Ainsi, il est préférable d’opter pour une version payante sur abonnement. Cela peut être mensuel ou annuel. Cette option d’achat est proposée en différents bouquets évolutifs à choisir en fonction des besoins de l’entreprise et/ou de son budget. Par ailleurs, il y a les versions open source ou libre distribution. Il ne s’agit pas de versions gratuites, mais d’outils accessibles avec des frais d’abonnement moins chers que ceux des logiciels propriétaires. Ce type d’abonnement est donc plus avantageux pour une entreprise en démarrage.