La gestion de temps joue un rôle clé dans la gestion du projet, surtout sur le progrès de son accomplissement. Cette gestion de temps permet ainsi de planifier et de contrôler l’achèvement du projet en question. Il s’agit ici de développer et de programmer le temps nécessaire pour sa réalisation, grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de projets.
Pourquoi la gestion de temps est-elle si importante dans la réalisation d’un projet ?
En général, la gestion de temps est un élément crucial dans la gestion des différentes tâches. Il simplifie la décomposition des projets, l’attribution des tâches et l’achèvement à temps de ces projets. Notamment, on peut utiliser des méthodes de gestion du temps qui rendra très efficace le système adopté et qui rendra plus amusant son cycle de vie. En effet, ces techniques sont centralisées sur trois points essentiels : la mise en pratique des bonnes méthodes de gestion du temps, la démarche appropriée et l’utilisation d'un excellent outil de gestion de projet. Ainsi, il faut prendre en considération les besoins spécifiques de son entreprise ainsi que de son équipe, puis entamer l’application des systèmes susceptibles d’avoir un certain effet.
Logiciel de gestion de temps : Comment mieux gérer son temps de travail ?
En utilisant un logiciel de gestion de projet, il est important de suivre certaines démarches pour que les objectifs fixés soient atteints au moment de l’achèvement du projet. Il faut planifier d’abord son calendrier, il s’agit de le programmer en répondant quelques questions : Quel type de logiciel utiliser ? Qui se chargera d’utiliser le logiciel gestion projet ? Quels sont les contrôles à instaurer pour que chacun puisse suivre le calendrier ? À quelle fréquence sera révisé le calendrier ? Puis, il faut définir et séquencer ses activités. Il s’agit ici d’élaborer sa gestion de temps en commençant par la définition au préalable des tâches et des activités à réaliser, ainsi que d’accomplir et de séquencer ces tâches à l’aide d’un certain diagramme dans le logiciel spécialisé. En effet, il est aussi important d’estimer les ressources nécessaires dans ce logiciel, tout en identifiant les matériaux, les outils, les budgets, les systèmes et les autres ressources possibles, que chaque tâche a besoin. Par ailleurs, l’estimation des durées nécessaires est également indispensable pour bien gérer son temps dans la gestion du projet. Une fois les tâches définies, il est essentiel ensuite d’envisager le temps nécessaire, afin que chaque activité puisse être terminée à temps comme prévu. Enfin, il est important de développer et de maîtriser le calendrier du projet. Il faut renseigner dans le logiciel de gestion de projet ses activités, les dates de début et de la fin du projet, les durées nécessaires de chaque activité, les relations et le séquençage dans ce logiciel. Ainsi, il suffit ensuite de surveiller et de maîtriser régulièrement le calendrier, afin de comparer à la fin du projet la prévision et la réalisation et de prendre ses décisions stratégiques si besoin (en cas d’écart important).
Comment bien choisir un logiciel de gestion de projet ?
Pour bien choisir un outil de gestion de projet, quelques critères de choix sont à prendre en compte :
Définition des besoins : qui nécessite une analyse fonctionnelle pouvant être améliorée pour sélectionner mieux cet outil. Il faut savoir l’utilité de ce dernier, les fonctionnalités et les contraintes de l’application. Connaissance des diverses fonctionnalités du logiciel : qui concernent la détermination et la planification des tâches, la gestion des ressources et la gestion des comptes-rendus, le reporting et le tableau de bord (pour savoir l’avancement et les résultats du projet), le travail collaboratif (avec le partage des données…). L’accès aux offres existantes : qui impliquent les options de gestion de projet Offline (pas besoin de connexion pour se fonctionner) ainsi que les logiciels SaaS (hébergés sur un serveur hors de la société).